第三版
以信息化建設提升精細化管理水平
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在當今信息爆炸的時(shí)代，信息技術(shù)大大縮小了時(shí)間、空間上的距離，信息化建設已成為施工企業(yè)實(shí)現管理創(chuàng )新、提升精細化管理水平的重要手段。但是很多企業(yè)投入巨額成本搭建信息化系統后，員工卻不愿意應用，導致信息化系統僅用來(lái)發(fā)布通知、審批流程，核心價(jià)值遠未發(fā)揮出來(lái)，甚至有些企業(yè)在嘗試幾年之后最終被迫放棄。如何讓信息化順利落地、生根開(kāi)花，是許多企業(yè)面臨的困惑和難題。
濟南城建集團有限公司信息化平臺2016年建成并在集團全面推開(kāi)，員工從最初的消極應付到后期的主動(dòng)應用，再到目前已成為日常工作離不開(kāi)的工具，信息化建設在精細化管理方面已發(fā)揮出不可替代的作用。濟南城建集團信息化應用先后三次獲評中國建筑業(yè)協(xié)會(huì )“特優(yōu)案例”，2019年被中國施工企業(yè)協(xié)會(huì )評為“年度企業(yè)級信息集成系統應用推薦案例”，短短幾年發(fā)展成為行業(yè)標桿。
一、信息平臺要具備二次開(kāi)發(fā)功能
施工企業(yè)管理模式千差萬(wàn)別，如不能進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，就無(wú)法真正將軟件公司的平臺打造成企業(yè)自己的平臺。因此，選擇一款具有強大二次開(kāi)發(fā)功能的平臺就顯得尤為重要。一是對于系統產(chǎn)品配置的模塊，可能結合企業(yè)自身需求添加自定義字段。二是系統沒(méi)有的模塊，可借助平臺進(jìn)行自定義開(kāi)發(fā)。例如，城建集團結合供應商管理辦法開(kāi)發(fā)的客商評價(jià)模塊，不但簡(jiǎn)單實(shí)用，而且和結算模塊、支付模塊關(guān)聯(lián)，實(shí)現了依靠資金支付這一抓手，讓評價(jià)體系真正得以執行。
二、高層重視是信息化落地的先決條件
施工企業(yè)信息化建設離不開(kāi)企業(yè)主要負責人的重視和支持。一是戰略規劃，方向引領(lǐng)。城建集團信息化建設由總經(jīng)理直抓，在二次深化之初提出“一個(gè)抓手、兩條主線(xiàn)、三個(gè)維度、四個(gè)板塊”總布局并貫穿整個(gè)實(shí)施過(guò)程。二是頂層設計，拍板定調。信息化實(shí)施過(guò)程也是流程再造、制度重塑過(guò)程，建設期間企業(yè)主要負責人要從集團高度統籌各部門(mén)意見(jiàn)，制定標準，決策定調。三是調度資源，全方位支持。在資金物資和人員調配上，企業(yè)主要負責人給予全方位支持。四是自上而下，率先垂范。所有審批全部上線(xiàn)，不留特權，引領(lǐng)管理模式變革。五是制度保障，執行到位。例如，集團規定財務(wù)部門(mén)只能收取線(xiàn)上結算單、采購驗收單、發(fā)票報銷(xiāo)單等，不得收取線(xiàn)下憑證，讓資金支付成為抓手。
三、實(shí)施團隊由業(yè)務(wù)部門(mén)牽頭
科學(xué)的信息化團隊應由業(yè)務(wù)部門(mén)牽頭，IT人員及軟件公司人員配合。業(yè)務(wù)人員統籌規劃，確定功能定位、設計管理模型、編制工作流程，IT人員及軟件公司人員負責落實(shí)。在實(shí)施過(guò)程中，業(yè)務(wù)人員要學(xué)習系統代碼，學(xué)會(huì )開(kāi)發(fā)表單及報表，習慣計算機思維，成為既精通業(yè)務(wù)又懂開(kāi)發(fā)的復合型人才，在業(yè)務(wù)與IT之間架起溝通橋梁，避免與實(shí)際應用脫節。通過(guò)復合型人才優(yōu)化的平臺，可極大提高信息平臺應用的親和性和易用性。
四、抓好前期統籌規劃
前期規劃是后續實(shí)施的藍圖?？梢砸淮我巹?、分期實(shí)施。
一個(gè)抓手：即以資金支付為抓手，通過(guò)邏輯關(guān)系設定，讓所有工作最后都落腳到資金支付上，只要有一個(gè)環(huán)節不完成，就無(wú)法支付資金。
兩條主線(xiàn)：一是成本主線(xiàn)，二是管理主線(xiàn)。成本主線(xiàn)是指每一項工作均設計出管理模型，編制工作流程，各項工作環(huán)環(huán)相扣，在某一個(gè)節點(diǎn)處“提取”成本。只要成本能準確歸集了，前置工作必然能夠完成。
三個(gè)維度：及成本核算的WBS、CBS、核算期。WBS即工程結構分解，可以核算至每一部位；CBS即費用結構分解，可以核算至每一科目；核算期以月為單位。這三個(gè)維度前期若不規劃，后期很難增加。
四個(gè)板塊：辦公OA 、人力資源、項目管理、財務(wù)管理。
在前期規劃階段還要特別注意基礎性、全局性的設置。比如，編碼規則、資源庫、計量單位、項目屬性、WBS模板、CBS模板，必須在集團層面統一設置；再如月份用“1、2、3”還是“01、02、03”等，全系統也要保持一致。這些基礎性的設置一旦應用，后期難以修改。
五、優(yōu)化流程簡(jiǎn)化操作
信息平臺要立足于實(shí)用導向，力求簡(jiǎn)單、高效，讓職工方便使用。沒(méi)必要上線(xiàn)的工作不要上線(xiàn)，沒(méi)必要上傳的附件不要上傳，沒(méi)必要設置的流程節點(diǎn)不要設置，不要為信息化而信息化。這對于信息化優(yōu)化與二次開(kāi)發(fā)成功至關(guān)重要。
信息化優(yōu)化與二次開(kāi)發(fā)要遵循五個(gè)原則：一是線(xiàn)上線(xiàn)下不重復。線(xiàn)上錄入了，線(xiàn)下就不要再做；線(xiàn)下必須做的，就沒(méi)必要上線(xiàn)。二是同一數據只錄入一次。表單間相互引用，一方面能確保數據一致，另一方面可以簡(jiǎn)化工作，提高效率。三是能系統自動(dòng)生成的數據不要手工錄入。比如表單編碼、表單標題等要設為自動(dòng)生成。四是要建立協(xié)同機制。密切相關(guān)的表單盡量由系統按照邏輯自動(dòng)生成。五是要用好數據校驗機制。錯誤的數據比沒(méi)有數據危害更大，要利用好系統自身的校驗機制，確保所有數據合法、準確。
六、開(kāi)發(fā)報表深挖數據
報表的應用水平?jīng)Q定著(zhù)信息化價(jià)值的挖掘程度。報表最大優(yōu)勢是一數多用，口徑統一，即錄即匯，減少大量中間環(huán)節。使很多統計崗位人員從繁瑣的重復工作中解放出來(lái)。
報表開(kāi)發(fā)要注意以下幾點(diǎn)：一是做好規劃，做到一表多用。通過(guò)設置參數滿(mǎn)足不同崗位人員的查詢(xún)要求。二是報表要建立層級?？砂凑占瘓F、分公司、項目層級匯總，通過(guò)鏈接自上而下層層穿透查詢(xún)。
七、需求驅動(dòng)持續完善
多到基層調研，與使用者面對面交流，在交流中很容易碰撞出新需求、新思路，對推動(dòng)信息化落地效果顯著(zhù)。員工能夠主動(dòng)提出新需求，是信息化實(shí)現落地的一個(gè)重要標志。信息化有起點(diǎn)沒(méi)終點(diǎn)，永遠在路上。下一步，城建集團會(huì )持續對信息系統進(jìn)行優(yōu)化，緊密結合大數據、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新技術(shù)，推動(dòng)信息化建設與企業(yè)戰略管理、內部管控和組織變革深度融合，進(jìn)一步提升企業(yè)精細化管理水平，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供嶄新動(dòng)力。（工程部 李慶廣）
